電子帳簿保存法のファイル名ルールとは？付け方と具体例

最終更新：2026-09-06

電子帳簿保存法では、電子取引データ（メールやダウンロードで受け取った請求書・領収書のPDFなど）を、あとから取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態で保存することが求められます。もっとも手軽な満たし方が、ファイル名にこの3項目を入れる方法です。

基本の形

国税庁が示している例にならうと、ファイル名は次のようにします。

20240501_110000_株式会社サンプル.pdf
（取引年月日_取引金額_取引先）

取引年月日：8桁（YYYYMMDD）。和暦の請求書でも西暦に直します。
取引金額：税込の支払金額。カンマや「円」は入れず数字だけにします。
取引先：請求書の発行元。「株式会社」を含めるかは社内で統一します。

並び順（日付が先か取引先が先か）に決まりはありません。検索したときに探しやすい順で、全ファイル同じ並びにそろえることが重要です。

つまずきやすいポイント

1. 表記ゆれ

「株式会社サンプル」「(株)サンプル」「サンプル」が混在すると、取引先で検索したときに一部が漏れます。取引先名の書き方をルール化し、機械的に統一しましょう。

2. 日付をどれにするか

請求書には発行日・締日・支払期限など複数の日付があります。一般には請求書の発行日（取引年月日）を使いますが、社内で基準を決めて統一してください。

3. ファイル名に使えない文字

/ \ : * ? " < > | はファイル名に使えません。取引先名に含まれる場合は除去します。

4. 同じ名前になってしまう

同じ取引先へ同じ日に同額の支払いが2件あると、ファイル名が重複します。末尾に _2、_3 と連番を付けて区別します。

検索要件が緩和されるケース

基準期間の売上高が一定額以下で、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、範囲を指定した検索や項目を組み合わせた検索の準備までは不要とされています。ただし、日付・金額・取引先で探せる状態にしておくこと自体は実務上必要です。自社がどの区分に当たるかは、顧問税理士にご確認ください。

手作業を減らすには

毎月数十枚のPDFを1枚ずつ開いてリネームするのは現実的ではありません。デンチョーリネームは、PDFをまとめてドラッグすると日付・金額・取引先を自動で読み取り、上のルールに沿ったファイル名へ一括変換します。読み取り結果はその場で修正でき、月別フォルダに整理した状態でzipにまとめます。処理はすべてブラウザ内で行うため、 PDFが外部に送信されることはありません。

本記事は一般的な情報提供であり、税務・法務上の助言ではありません。個別の判断は税理士等の専門家にご相談ください。